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LA RAZON DE SER DE LA CONTABILIDAD
DE COSTES
Todo
proceso productivo engendra una cadena o conjunto de actividades productivas,
llamadas también, Fases Productivas,
que están coordinadas y orientadas a obtener uno o más productos finales. Con
ello, se minimizarán y lo ideal es eliminarlos, por obvias razones, los costes
financieros. De ahí que sea recomendable planificar en forma tal que los
ingresos, siempre, cubran los costes totales de producción. Con
estos ingresos la empresa puede hacer frente a los pagos que genera
la compra de la correspondiente materia prima, de las nóminas,
impuestos, energía eléctrica, combustible y material fungible etc..., Así,
todo proceso productivo genera una transformación de materias primas en otros
productos o subproductos que, naturalmente, ofrecen un mayor valor añadido y
por tanto, mayor actividad al hombre, en este caso, al cliente. Siendo que cada fase
productiva, genera esa progresiva transformación
hasta llegar a obtener el producto final deseado. Pues
bien, la contabilidad empresarial, permite obtener una información contable
sobre cada actividad explotacional de la empresa. El empresario necesita
conocer, en forma muy especial, a cuanto y cuando ascienden sus ingresos y
gastos en un periodo de tiempo determinado que no tiene por qué ser un
ejercicio económico completo. Esos datos, son necesarios tenerlos muy
frecuentemente, quizás, cada semana, pero sin duda, cada mes, como máximo. (Ya
hemos hablado en nuestro anterior articulo titulado CASH
FLOW Y FLUJO DE CAJA). También, hemos definido
y diferenciado los conceptos básicos contables empresariales de GASTOS, PAGO, COSTE. Se
podrá conocer, por tanto, cuál es, en un momento determinado, la situación
patrimonial de la empresa a través de la Contabilidad
General o Contabilidad Externa (recomendable tenerla actualizada día a día y
obtener balances mensualmente). Como sabemos,
esta contabilidad está regulada jurídicamente por el vigente Plan
General Contable Español, disponible para
nuestros lectores y clientes en nuestra página web, en el apartado titulado Biblioteca. Es
preceptivo, nos permitimos recordar, que toda empresa o entidad mercantil española
que no esté sometida al Régimen General de Módulos
(Las Sociedades Limitadas, Anónimas,
Cooperativas.... no pueden adoptar este régimen fiscal), estan sometidas al
vigente Sistema General Contable. Las PYMES
que son, generalmente, Sociedades Limitadas o Cooperativas, por tanto, lo están. Pero,
como decimos, también existe la Contabilidad
Analítica, Interna o como suele llamársele,
generalmente, Contabilidad de Costes
y es la que se ocupa de analizar y contabilizar todos los costes generados por
la actividad empresarial, es definitiva, por los costes generados en cada fase
productiva. Estos
datos contables permitirán a la empresa conocer, a tiempo real y cuando lo
requiera los resultados económicos que cada una de ellas ofrece. Por
consiguiente, poder tomar decisiones correctoras a tiempo si es necesario,
detectando las desviaciones que puedan ir
surgiendo. Este
conocimiento continuo, actualizado y detallado de estos costes permite
optimizarlos (Gestión Empresarial)
y en definitiva aplicar la CALIDAD
TOTAL. Así,
por ejemplo, se podrán conocer los costes de cada Departamento, de cada Sección
de la empresa, en definitiva, de cada Centro de Costes de la misma y en función
de ellos, conocer los costes totales de dicha empresa. Se
podrá conocer la previsión de ingresos en función de la cartera de pedidos
que tenga la empresa en cada momento y adaptar su planificación a las
necesidades de entrega de sus pedidos, conociendo la carga de trabajo existente
y desde luego, realizar una previsión de ingresos y costes totales para el próximo
ejercicio económico, desglosado por centros de costes y dichos centros de
costes son responsables de cada fase productiva
del proceso explotacional de la empresa. Estamos
hablando, en definitiva, de un Presupuesto
Objetivo Anual de la Empresa y ello equivale a
tener un Presupuesto por fases (Fases
Presupuestarias). Realmente, existen diversidad de tipos de costes pero los dos principales son: -
COSTES DIRECTOS -
COSTES INDIRECTOS Los
costes directos lo generan los materiales y la mano de obra que interviene
directamente en el proceso productivo. Se le denomina Mano
de Obra Directa o Personal Directo. Son, por
ejemplo, soldadores, albañiles, carpinteros, herreros....... personal
directamente facturable al cliente. Los
costes indirectos lo generan todos aquellos costes que de forma indirecta
intervienen en el proceso productivo. Así, por ejemplo, el Departamento de
Contabilidad de una empresa está formado por personas que son Personal
Indirecto porque de forma directa no
intervienen en el proceso productivo. Son estructura improductiva de la empresa.
También lo son, por ejemplo, el Departamento de Aprovisionamientos o de
Compras, La Oficina Técnica, La Dirección de la empresa, Departamento de
Recursos Humanos etc..., Pero hay elementos que también forman parte de estos costes indirectos. Así, por ejemplo, el consumo de energía eléctrica de alumbrado de la empresa, de oficinas, los combustibles utilizados para la calefacción de las oficinas y los utilizados para determinadas fases productivas, tal como pueden ser el oxígeno, acetileno o propano, etc... (Este
ejemplo supone una generalización y en determinadas empresas algunos de estos
elementos podrían consideranse costes directos) Esto,
como hemos dicho, forma parte de la estructura empresarial (estructura
improductiva o indirecta) y sus respectivos costes tienen que ser repercutidos
sobre los costes directos. Con ello, se obtendrán los Costes
Unitarios de la Empresa y cada fase presupuestaria puede tener un coste unitario
distinto. Ello, nos dará la tarifa Unitaria o precio/hora, es decir, el Coste
Standard de la empresa. Se
comprenderá, fácilmente, que el ratio: PERSONAL
INDIRECTO/PERSONAL DIRECTO, que generará un ratio COSTES INDIRECTOS/COSTES
DIRECTOS, tenga que tender a ser menor que la unidad y cuanto menos valor
absoluto tenga más óptimo será más ventajoso para entrar como competitiva en
la llamada “Guerra de los Precios”. Existen
otros costes importantes a tener en cuenta, tales como son: -
COSTE DE SUPERACTIVIDAD O
HIPERACTIVIDAD -
COSTE DE SUBACTIVIDAD El
Coste de Superactividad es el que se genera cuando una empresa sufre una
sobrecarga de trabajo y no por ello puede alterar sus precios de venta. Es lógico,
puesto que las horas extraordinarias, aumento de plantilla eventual, el mayor
coste de energía... aumenta en forma considerable y sin embargo los precios
unitarios de venta permanecen constantes, luego sus beneficios merman e incluso
pueden hacer entrar a la empresa en pérdidas. Se dice que se puede hacer entrar
a una empresa en pérdidas sobrecargándola excesivamente de trabajo y no
pudiendo aumentar sus precios unitarios de venta. Habrá rebasado su Umbral
Máximo de rentabilidad. Pero lógicamente,
si una empresa tiene recursos ociosos tanto de maquinaria y medios de producción
o por debajo de su capacidad máxima de producción y tiene ociosa parte de su
plantilla de personal, estará entrando en unos costes de baja producción que
se denominan Costes de Subactividad. Si estos costes bajan y son inferiores al Umbral
Mínimo de Rentabilidad de la Empresa, (PUNTO MUERTO),
igualmente, entrará en pérdidas. Hay, por tanto, un punto intermedio de carga
de trabajo que se denomina PUNTO OPTIMO DE PRODUCCIÓN
que es aquél que minimiza los costes totales de producción. Siempre se
considera que los precios unitarios de venta por razones de mercado o
contractuales tienen que permanecer inalterables. Tal puede ser el caso de una empresa constructora que ha firmado un contrato a precio cerrado para construir, por ejemplo, un edificio de viviendas. Estos
Umbrales y Punto Óptimo de producción, se pueden calcular partiendo de la
Contabilidad de Costes de la empresa y se le denomina Cálculo
del Polígono de Costes de Producción. Ni que
decir tiene que es un dato fundamental a conocer en la misma y que es
imprescindible tener al día la Contabilidad de Costes,
informando a la Dirección de la misma y a los Centros de Costes que son
responsables de sus respectivas Fases
Presupuestarias. Por tanto, su correcto cálculo,
su fidelidad, su información a tiempo real y disponible en todo momento,
mediante la informática sin que se entre en una exagerada proliferación de
datos que invita a que nadie la revise, es fundamental en las PYMES y desde
luego en las grandes empresas. HE AQUÍ LA RAZON
DE SER DE LA CONTABILIDAD DE COSTES. Finalizamos diciendo que si la ecuación fundamental de la Contabilidad General es: A =
P + N; Siendo: A= Activo; P = Pasivo; N = Neto o Propio. La
ecuación fundamental de la Contabilidad de Costes es: B =
I – Ct ; Siendo; B = Beneficio Bruto; I = Ingresos de la empresa; Ct = Costes
Totales. Naturalmente
contabilizados en un determinado periodo de tiempo, para ambas contabilidades. Si
el beneficio resulta negativo es que hay Pérdidas en el proceso productivo
empresarial. Así,
podemos decir que si: B>0 ;Hay Beneficio porque I > Ct Si
B = O; No hay ni pérdidas ni ganancias y por tanto: I = Ct Si
B<0; Ha pérdidas porque I< Ct. Cuando
B = 0; Se ha alcanzado el Punto Muerto de la
empresa. Pfe-Consultores |